Durante minhas quase quatro décadas de trabalho posso contar nos dedos as reuniões das quais participei que foram realmente necessárias e produtivas. Quando era convocada chegava a dar um frio na barriga. Parar de fazer o que estava fazendo, que muitas vezes era importantíssimo, para ir a reuniões já fazia com que chegasse de uma forma não muito receptiva. Esse estado mudava na mesma proporção da importância e necessidade do encontro.

Com o incremento do tele trabalho, praticamente só temos encontros virtuais, o que facilita a dispersão das pessoas e a eficácia das reuniões.

Assim como nas reuniões presenciais, nas virtuais é necessária atenção especial a alguns pontos. O primeiro é preparar a pauta, com horário de início e término, e um objetivo claro da reunião, assuntos e responsáveis, compartilhando com os participantes antecipadamente. Convide apenas as pessoas que realmente precisam participar.

Busque um lugar tranquilo, sem interrupções. Durante a reunião, respeite a pauta estabelecida e espere sua vez para falar – não interrompa a fala de outra pessoa. Esteja inteiro na reunião, sem olhar e-mails e mensagens – evite dispersão, a não ser que seja indispensável. Muita atenção ao seu microfone: mantenha-o fechado para não haver ruídos e atrapalhar a reunião. Da mesma forma, oriente os participantes quanto ao vídeo e áudio.

Quando finalizar, deixe claros os próximos passos e dê uma passada para relembrar os acordos feitos, responsáveis e prazos.

Para que as reuniões aconteçam e evite imprevistos, é indispensável estar familiarizado com a tecnologia a ser utilizada, principalmente se for compartilhar arquivos. Teste sua conexão alguns minutos antes da reunião iniciar. Entre os assuntos faça pausas para dar oportunidade das pessoas perguntarem ou comentarem. Estimule o uso das câmeras para que os participantes se vejam, pois isso estimula a participação e diminui as distrações.

Quando finalizada, é muito importante elaborar a ata da reunião contendo os pontos principais, responsáveis, prazos, apresentações feitas, material extra para apoio e próximos passos.

Como última recomendação, permita conversas casuais durante a reunião e crie oportunidade de participação de todos os convidados, seja por meio de perguntas enviadas antes da reunião ou em tempo real.

Tenha sempre em mente que reuniões eficazes são objetivas, com a duração proporcional a relevância e complexidade do tema e que incentivam a participação de todos.